Система автоматизации открытия торговых точек
Крупная федеральная торговая сеть в России активно масштабируется: ежегодно открываются сотни новых магазинов в разных регионах.
Процесс запуска точки включал десятки этапов — от согласования локации до найма персонала — и был распределён между несколькими отделами.
Проблема: процессы были разрознены, непрозрачны и зависели от ручной работы.
Проект находится под NDA. Скриншоты будут показаны только общего плана без детализации интерфейса
Пользователи системы
- менеджеры по развитию (поиск и запуск точек)
- юристы
- отдел строительства
- HR
- операционные менеджеры
Задача
Спроектировать внутреннюю информационную систему, которая:
- объединит все этапы открытия торговой точки в одном интерфейсе
- стандартизирует бизнес-процессы
- ускорит запуск новых магазинов
- будет соответствовать существующей дизайн-системе
Роль и зона ответственности
Я выступал как продуктовый дизайнер и отвечал за:
- исследование процессов и пользователей
- проектирование UX-архитектуры
- дизайн ключевых сценариев
- интеграцию решений в дизайн-систему
- валидацию решений с бизнесом и разработкой
Исследование
Методы
- интервью со стейкхолдерами
- разбор текущих процессов (as-is)
- анализ Excel/почтовых цепочек (основных инструментов на тот момент)
Ключевые инсайты
1.Нет единого источника правды
Информация хранилась в разных системах и файлах
2.Низкая прозрачность статусов
Никто точно не знал, на каком этапе находится запуск
3.Задержки из-за ручных передач задач
Передача происходила через почту и мессенджеры
4.Сильная зависимость от человеческого фактора
Я спроектировал workflow-систему управления запуском торговых точек, основанную на этапах бизнес-процесса.
Решение
UX-архитектура
Формулировка проблемы
Процесс открытия торговой точки сложный, распределённый и непрозрачный, что приводит к задержкам, ошибкам и снижению скорости масштабирования бизнеса.
Основная идея
Каждая торговая точка — это сущность с жизненным циклом, проходящая через фиксированные стадии:
- выбор локации
- согласование
- строительство
- найм
- подготовка к открытию
- открытие
Карточка торговой точки
Центральный экран системы:
- статус проекта
- этапы (в виде прогресс-бара / timeline)
- задачи по каждому этапу
- ответственные
- документы и комментарии
Создаёт единый источник правды
Ролевая модель
Каждый пользователь видит:
- только релевантные этапы
- свои задачи
- ограниченный доступ к данным
Снижает когнитивную нагрузку
Система статусов и сигналов
- цветовые индикаторы
- просроченные задачи
- блокеры
Помогает быстро принимать решения
Workflow задач
- автоматическое создание задач при переходе этапа
- назначение ответственных
- дедлайны и SLA
- уведомления
Убирает ручную передачу задач
Главный дашборд
- список всех точек
- фильтры по регионам, статусам, ответственным
- индикаторы прогресса
- приоритетные задачи
Решает проблему отсутствия прозрачности
Дизайн
Работа велась на основе существующей дизайн-системы:
Это позволило ускорить разработку и обеспечить консистентность
- использованы готовые компоненты
- доработаны паттерны для workflow-сценариев
- добавлены новые компоненты (таймлайн, статусные индикаторы)
Это позволило ускорить разработку и обеспечить консистентность
Валидация
- демо с бизнесом
- тестирование сценариев на реальных кейсах
- итерации по обратной связи
Результаты
После внедрения системы:
- Сократилось время открытия точек
- Снизилось количество ошибок и потерь информации
- Появилась прозрачность процессов
- Ускорилась коммуникация между отделами
Влияние на бизнес
- масштабирование стало предсказуемым
- снизилась операционная нагрузка
- повысилась управляемость процессов
Что бы я улучшил дальше
- добавить аналитику по узким местам процесса
- внедрить прогнозирование сроков
- улучшить мобильный сценарий для полевых сотрудников
- для сценария “главного менеджера” добавить диаграмму Ганта для отслеживания выполнения задач визуально
